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更智能的待办事项清单之二
2014年08月21日 时间管理 ⁄ 共 3066字 更智能的待办事项清单之二已关闭评论 ⁄ 被围观 3,762 views+

这两篇文章都是关于如何提高你的待办事项清单的质量的。前一篇我们谈到了一些基本的东西和为什么的问题,以及“下一步行动”的概念和身体力行的重要。

开始阅读昨天的《更智能的待办事项清单之一》

一、着眼于当下的事情

如果你能够也许你也应该在同一时间关注不同项目的“下一步行动”(这些就是现在应该做的事情),这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。

1、现在,现在,现在

要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项(或者是目前暂时还没法处理的任务)。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划,这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊,什么材料啊都,还有你的约会,都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里,记在手机日程表上。

记住,理论上,你应该能够在你的清单上随便选取一条,在合适的环境下使用恰当的工具,立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务,把他们放在任务清单的后面;如果别人说你做的怎么都是小事儿啊,你也不用为此而感到难堪,关注能够推动项目进展的小事很好啊(能够完成这些任务就更好了)。

2、整理、抛弃和重构

养成一个习惯,把你的清单上的任务分成:已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率,你的列表应该是“即时更新”的——它就像一个多功能的仪表盘,只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住:你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方,也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化,果断的把属于其他地方的任务踢开(或者删除)。

二、为什么我要完成这项任务?

1、为什么

这很重要。当你把都脑中的事情都写到清单中的时候,你要慎重的决定,每一项你接受的任务将会对你的项目,你的责任和你的目标有什么作用。在添加一个新的项目之前,考虑一下它会给你的生活带来什么改变。

  • 现在我的时间是不是已经得到充分利用了?
  • 我是不是完成这项任务的最佳人选?
  • 这件事情是不是非要现在完成?为什么是现在?
  • 如果我不完成这个任务会怎么样?

2、解释

为了从宏观层面说明这些问题的重要意义,我会借用乔·斯波斯基的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子,这个盒子有着固定的空间限制,这些空间只能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着不同大小的积木,每一块积木代表了你的清单上的一项分解的任务。一块积木的体积越大,意味着这个任务将会占用越多的时间(同时在你的盒子里占用的空间也越大)。现在清楚了吧?

假设目前我们的盒子里装着8块平均大小的积木,这个盒子最多能容纳10块这样的积木。现在,让我们想象一下,如果你还想给盒子里再塞进5块积木,那么,你就要开始作出决定了,对吧?这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去,但其它的也许就需要变小一些才能适应剩下的空间了。但是通常,你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走,或者是放弃新增加积木。当然,我们不需要再重复说,你选择要增加的积木(任务)越小,你要移除或者增加积木的灵活性也就越大。想一想,你买的宜家的那么大书架是如何装进那么小的硬纸箱子里的。

3、注意

千万牢记:扩大你的任务盒子不是一个可选项,因为你不可能让你的一天多几个小时,让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内,唯一可以变化的是,你能决定什么应该放进去或者什么应该拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责,因此要为你的优先事项做出一些决断。

三、如果任务写在你的待办清单上,它就是一个承诺

1、保证

无论何时你想要(或者被迫)给已经塞得满满的盒子里再添加进更多的事情的时候,尝试着在你的头脑中绘出那个塞满了的盒子的图像。将你的待办事项清单中的每一项任务看做你郑重的承诺,并且把它完成。记住,你只有一份时间,你耗费在某一项工作上的一分钟,不可能再去花费在其它的工作上。因此,确保你的待办事项清单有着合理的限度,时刻关注那些对自己最有价值的事情。

2、方法

这确实需要一定程度上的自律,对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项清单当成许愿盒一样,把你应该做的或者也许应该做的事情都一股脑儿的扔进去。它应该是一份规划,一份合同。如果你不确定到底要不要做这件事情的话,把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事之后会什么样,也删除它。把它记在别的地方。

3、认真对待

就像我们在这儿谈到的很多事情一样,待办事项清单是一个真正的密码,而且是非常重要的一个。作为你手工制作的短期计划,它是你未来的几个小时、几天、或者几周的一张快速成像的照片。因此,重新把你的列表定位为“这些是我想要完成的事情”可以帮助你树立合适的心理状态。这就是你的未来,因此不要那么情绪化,认真对待他,你真的可以依赖它制定计划来达到你的目的地。

四、解决常犯的错误

想成为运用待办事项清单的高手需要有一个过程。不要期望第一次尝试就能立即掌握。为了帮助你了解在使用待办事项清单过程中经常会碰到的问题,这里先给你一些处理方案。

1、有一个良好的开端

开始的时候给自己安排一些简单的小任务,一分钟或者两分钟就能完成。目标要低,不要因为这些任务太容易而感到难为情。“清理键盘”,“倒垃圾”以及“给打印机装纸”也许看上去是毫无意义的工作,但是完成这些小任务是你进行更大的、更困难的任务的开端。

2、积极授权

如果你正在跟踪你授权给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度,克制将工作交给另外一个人负责的冲动,只要确认他们任务的截止日期就好。给你自己类似这样的任务:“给亚历克斯打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给鲍勃发邮件确认第三章的最新修订稿”。当别人需要依赖你正在做的工作,才能保证项目按计划进行,那么这种跟进的行动要在你的列表上特别标明。即使当别人掌握着主动的时候,也要经常给自己提醒,去询问确认他们的任务,保证自己能够在需要的时候掌握主动。

3、不要畏惧你的待办事项清单

你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了?一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了,但是有那么三、四个任务还老呆在那里,似乎正缕着胡须嘲笑你。处理这些任务的机会已经过去了,那么现在就把它们忽略掉,减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。

你可以用这样的方法消除你的畏惧,你可以把你当前已经完成的任务打印出来,最好是按字母顺序排列,而不是按优先级或者或项目顺序。快速的浏览一下列表,在那些让你感觉焦虑或者担心的任务前面画上对号。这个方法能找出那些让你害怕去做的事情。

再次浏览列表,用令一张单独的纸标记出来,为什么你一直在避免这些任务?是由于害怕失败还是因为感觉无聊?抑或是对于结果有些担心?无论你的原因是什么——真正的坦诚的问问自己——然后创建一个新的待办事项清单,把那些会让你畏惧的任务放进去。

举个例子,如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话,是因为谈话当中总会发生让你难堪的沉默,那么给自己写一个待办事项清单,当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这虽然不会让打电话变得更愉快,但是却可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。

五、最后

当你成功的时候,用红色的粗笔将两个任务都划掉,给自己一个满分。你的地盘你做主。

原文:Building a Smarter To-Do List, Part II – 43 Folders

译者:richard09(译言)

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