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时间管理(任何人都必须要学习的)
2014年11月18日 时间管理 ⁄ 共 6362字 暂无评论 ⁄ 被围观 3,100 views+

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时间管理优先矩阵:

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只要你愿意,你的一天将是四十八小时,而不是二十四小时。

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时间就是上帝给你的资本。命运之神是公平的,他给每个人的时间都是公平的,他给每个人的时间都不多不少;但成功女神却是挑剔的,她只让那些能把24小时变成48小时的人接近她。下面就是她的助手时间使者透露出来的成功秘笈:

1.直奔主题.聪明人要远离琐碎,保持焦点

由于我们一次只能踏上一条船,“船”的选择便显得格外重要。为此,经济学家告诉我们,要保持焦点:一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。西屋电脑公司总经理迪席勒办公室门上的标语是:“不要带问题给我,带答案来。”

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2.80/20原则

要把精力集中在最出成绩的地方,所谓“好钢用在刀刃上。”只要你细心地总结一下,你就会发现:你得到的80%的帮助来自于你20%的朋友,与此同时,你投入的80%的精力却只得到20%的收益。我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。一位年轻的推销员售油漆时,头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了他的销售图表,发现他的80%收益来年历20%的客户,但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而他则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月赚了 1000美元。他从未放弃这一原则并最终成为这家公司的主席。

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3.现在就做

当一位企业巨子被问到“成功的秘诀”时,他只说了四个 字:“现在就做”。拖延或日推迟开始是大量时间被浪费的主要原因。许多人习惯于“等候情绪”,也就是花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的。记往,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间的现在。

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4.“不得不走”

不要被无聊的人缠住,也不要在不必要的地方逗留太久。在现实生活中,一个人只有学会说“不”,他才会得到真正提自由。成功的人大多是有个性的人,他们敢作敢为,敢于说“不”。他们的心里有一个闹钟,当“不得不走”时,它就会及时地响起。他们懂得限制时间,不仅是对自己,也是对别人。 脱口秀明星拉瑞·金说:“我发现在生命中得到的愈多,不论是职业上或金钱上,你就可以挑选得愈挑剔,我现在已经没有非去不可的午餐了。”

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5.避免争论

在这个“共生的时代”,宽容的心态与合作的意识会使人如沐春风。宽容的人会本能地避免争论。因为无谓的争论,不仅会影响情绪和人际关系,而且还会浪费大量时间,到头来往往解决不了什么问题。说的越多,做的越少,聪明人在别人喋喋 不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。有经济头脑的人,不仅与人为病况,而且总是尽可能地配合别人,比如开会守时、自觉遵守社会秩序。因为他深知,你耽误了别人的时间,别人就有理由耽误你的时间,一个人的不自觉会导致很多的人不自觉,“榜样的力量是无穷的”。

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6.成本观念

经济学非常讲究成本。对待时间,就要像对待经营一样, 时刻要有一个“成本”的观念,要算好账。在生活中有许多属于“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例,如为省一元钱而排半小时队,为省两毛钱而步行三站地等等,其实都是极不划算的。在国外,给小费有时是为了赢得时间。在经济学中,休闲也是有成本的,它的机会成本就放弃了工作所能带来的收益。因此成功人士十分推崇积极休闲,因为“不同的歌声会带来不同的心情”。在他们看来,积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流,比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及知心朋友间的聊天等都很有好处。

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7.精选朋友

朋友也要精选。多而无益的朋友是有害的,他们不仅会浪费你的时间、精力、金钱,也会浪费你的感情,甚至有的朋友会危及你的事业。要与有时间观念的人和公司往来。而恋人的选择则更要谨慎,因为爱人是一生的事情,合适的恋人会不自觉地成为你的“爱人同志”,不仅使你的生活浪漫而温馨,更会使你的追求富有意义并充满动力。一份真实而美丽的感情会为你节约时间,并使你有勇气面对现实、迎接挑战。

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8.巧用电话

要尽量通过电话来进行交流,沟通情况,交换信息。打电话前要有所准备,通话时要直奔主题不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与感受。要善于利用现代办公设备为自己服务。许多食物和表格都可以借助电脑,提前予以格式化,用时则只需几分钟就可输出。一封节日贺信可与电子邮件同时发给许多人。

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9.集腋成裘

生活中有许多零碎的时间很不为人注意,其实这些时间虽短,但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作,翻翻报纸乃至记几个单词。成功不是摸大奖,它需要日积月累的努力。需要心平气和的等待。

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10.提前休息

在疲劳之前休息片刻,既避免了因过度疲劳导致的超时休息,又可使自己始终保持较好的“竞技状态”,从而大大提高工作效率。好的身体本身就是一个节约时间的要素,“没时间休息的人,早晚会有时间生病的。”

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11.花开花落

不要固执于解决不了的问题,可以把问题记不来,让潜意识和和时间去解决它们。这就有点像踢足球,左路打不开,就试试右路,总之,尽量不要“钻牛角尖”。切记,你放不开的事情会吃掉你越来越多的时间,直到你放开它为止。

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12.学会速读

约大多数书籍并不值得从第一页开始逐页细读,一般而言,一部三百页的图书有二十页可取的就很不错了,我们任务就是把有价值的这部分内容“检索”出来。在这个信息时代,速读的能力或日迅速抓住要点的能力已显得十分重要。读书如此,“读人”也是如此,你必须很快甄别出谁是你的朋友,谁是你的时间克星。

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博恩·崔西(BRIAN TRACY)是美国首屈一指的个人成长权威人士,在成功学、潜能开发、销售策略及个人实力发挥等各方面拥有独树一帜的心得。博恩·崔西是当今世界上个人职业发展方面最成功的演说家和咨询家之一。

博恩·崔西获得C.P.A.E.美国演讲家最高荣誉,每年在美国国内和国外的听众人数达到45万人之多。另外,他为500多家公司提供咨询服务,其中包括IBM、美国麦道公司、安达信公司、百万圆桌会等等。

博恩·崔西的教学训练课程从1988年开始至今在美国连续14年创下有史以来的最高销售记录。他还主持了300多种电台和电视财经节目,这些节目风靡全球,成为最有效的学习工具。

除了进行演说和咨询活动,博恩·崔西还是畅销书作家,其著述颇丰,作品包括《博恩崔西销售思想全集》、《创建你的未来》、《高效人生的12个关键点》等。迄今为上,他出版了26本书、300多盒相关的录音带和录像带,很多作品被翻译为多种文字,畅销世界各地。“高效时间管理的21个黄金法则”是他的畅销书“时间管理”中的精华部分,在此和大家一起分享!

1、目标。

订出事业、健康、工作、财富、成就、自我成长等方面目标;问自己三个问题:如果自己有100万,会订立什么目标?如果自己只剩下6个月的生命,会订立什么目标?假设自己做什么事情都不会失败,会订立什么目标?

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2、计划。

事先规划好行动。目标——列出行动步骤——每天执行——经常修正。

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3、分析。

提前列出工作内容。核对工作进度。做重要的事情,有效授予权给合适的人去做,处理紧急事件。

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4、设定优先顺序。

80/20定律。用80%的精力做20%最重要的事情,用80%的时间来处理会影响到未来的事情。

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5、专注力。

不值得做的事情,一分钟都不要去做。一次只做一件事情。一般认为至少持续工作一个小时才能处理一件比较重要的事情。如果中途被打断,所耗费的时间至少是持续工作的五倍。

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6、时间期限、奖励。

帕金森定律:事情总是会拖到最后一分钟完成。有可能在两个小时完成八个小时的工作,需要压缩、紧凑时间。不要把两个小时的工作拖到八个小时完成。完成一个分段目标,应该给自己一个奖励,产生持续的行动力。

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7、工时记录。

成功的人时间至少以半个小时来计划,甚至计划到分钟。每天衡量检讨修正自己的时间运用,在有意识的时间,记下自己此时此刻在做什么,清楚自己的生命是如何消逝。

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8、不要故意拖延。

不停地对自己说:“立刻去做!立刻去做!立刻去做!”培养紧急意识。

马上去做,想想看,一分钟=50块钱!!!

克服拖延的六字箴言:今日事,今日毕!!

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9、授权。

尽可能在每一件不重要的事情上授权。授权时要明确:一是告诉被授权人,你想得到什么的结果;二是要挑选一个正确的人进行授权;三是希望被授权人做什么,什么时候完成,并要随时查核完成进度。

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10、会议。

一是对会议的目标要明确,要达到什么目的;二是一个小时以上的会议必须提前下发会议议程;三是优先处理重要的事情,自己的事情讨论完毕,可以提请主持人先行离席;四是准时开始,准时结束。会议成本=会议时间*参会人员*参会人员的平均工资/每小时

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11、干扰事件。

电话、人、突发事件。尽量避免被干扰。

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12、关键成果领域。

自己适合做什么事情,要完成什么有价值的工作,希望得到什么样的效果。

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13、分批作业。

累积、集中处理同类事情。如集中回复几通电话,集中批阅文件等。不要回一通电话,批阅一份文件,授权一件事情,再回一通电话。

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14、整洁。

Traf系统。T—丢弃。把不用的档案丢进垃圾桶。R—转手。把事情转手给不同的人去处理。A—行动。马上就做。F—存档。把有用的处理完毕的档案归档,并做好记录。一个重要原则:东西用完后要放回原处,减少寻找时间。对工作档案系统化集中放置。

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15、连续工时。

持续不断,不要停止,直到完成。创造性、行政性的工作分开做。

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16、利用零散时间。

每天至少投资一个小时在大脑,三年后可能会成为一个领域或行业的专家。充分利用交通、休息、等人等零散时间。随身带书看或听录音。

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17、电话。

说要说的话;长话短说;一次回复多通电话;做好电话记录;身边随时备纸笔。

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18、准时。

提前15分钟到场;集中注意力;做笔记备忘。

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19、简化工作。

把工作系统化、简单化,寻找更好的办法。重要原则:时间做长一点;做快一点;不要做太多的事情,只做最重要的事情;做最拿手的事情;尽量少犯错,第一次就把事情做对,减少修改时间;利用团队的合作力量,团结处理。

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20、不。

学会说“不”。尽早、经常运用。

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21、平衡。

自己的时间也要注意分配给家庭成员、朋友、社会等。不与家人沟通、不参加朋友聚会、不关注社会都不可取。

每天所做的一切事情,都应该尽量做最重要的事情,保证使自己更进一步向目标迈进!

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博恩.崔西

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65岁的博恩.崔西(Brian Tracy)头发已经全白,但身材依然像年轻人一样挺拔,这得益于他长期的身体锻炼。在聆听别人说话的时候,他的神情很专注,同时面带微笑,一旦开口说话,他就善于营造一种磁场,而这种磁场能够吸引在场所有人的注意力。

博恩.崔西曾经是比尔。盖茨的业务导师,巴菲特、迈克尔。戴尔和杰克。韦尔奇都曾听过他的演讲。他是全美最具影响力的演说家和成功学讲师,曾经在43个国家举行演讲,足迹遍布92个国家。

和大多数讲成功学的讲师不同,博恩.崔西习惯于喜欢讲他自己的故事,这一方面源于他本人就是一个活生生的成功学教材。“我的人生道路并非从一开始就平坦顺遂的。”博恩.崔西经常说这句话,因为他曾经是一个出身贫寒,高中都没毕业的辍学生。

改变人生的三个道理


博恩.崔西生于美国圣地亚哥,父母一直没有固定的工作,因此他在青少年时代就经常面对物资匮乏的窘境。多年以后,他回忆起自己青少年时代的家境时说,当时他们家里的主题曲就是“我们买不起”!

高中没毕业,博恩.崔西就辍学了。博恩.崔西的第一份工作是在一家小餐馆洗盘子,每天下午4点上班,常常工作到翌日凌晨。他的第二份工作是洗车,接着又换到清洁管理公司,常常洗地板到半夜,当时的他忍不住想,“可能我一辈子都会洗东西吧?”

20岁那年,博恩.崔西开始到处旅行。他曾经和两位好友在一起,用300美元横越了美洲、欧洲、亚洲和非洲,行程1.7万英里,主要是汽车和步行。在非洲,撒哈拉沙漠让博恩。崔西吃尽苦头,那个时候他开始意识到,“每个人都必须横越自己的撒哈拉沙漠。”

博恩.崔西开始尝试改变自己的生活,在每天辛勤的体力劳动之后,他都会用5个小时的时间来学习。很多他的同伴不能理解为什么一个做体力劳动的人每天还要这样拼命读书,不过对于博恩.崔西来说很简单,那就是改变自己的生活,“我不想一辈子做这种工作。”

回首往事,博恩.崔西并认为自己的生命有什么转折点,因为生命是不断累计的结果。他认为有三个道理改变了他的生活,“第一是对自己负责,千万不要找借口;二是认识到目标的重要性,而且为了这个目标去努力;三是意识到学习的重要性,坚持终身学习。”

40年来,博恩.崔西每天至少阅读3小时,即使忙碌的上班日或节假日,也从不间断。博恩。崔西对读书的坚持,不仅体现于定时阅读的习惯上,也落实于他对学识的追求。高中没毕业的博恩。崔西,后来不但完成了大学教育,还念了研究生。

成功在于实践目标

“只有3%的人为未来做详细的规划,而有97%的人不为未来做什么规划。通常来说,做规划的人有自己的事业,而没有规划的人则为那些有规划的人工作。”博恩.崔西说。

他在自己长期的实践和观察中发现,顶尖的人总是着想未来,而平庸的人总是着想过去。博恩.崔西说:“那些最优秀的人在启动之前已经设立了一个未来的远景目标,然后倒推现在应该做什么,从而迈出第一步。大多数人对生活都有自己想法,但却从来没有迈出第一步。”

“大自然就像一个魔术师,它在你的面前设定了一个帷幕,你每走一步,帷幕就会自动往回退一步。”博恩.崔西说,“所以如果你走不到这一步,你是看不清未来的情形的。不要对未来有太周详的规划,关键在于迈开那一步。”博恩.崔西是一个崇尚行动的人。他说,“成功的关键在于行动,成功的人都是行动导向的人。一旦他们有了什么想法,就立即去实践,实践的结果有两种,一是可能成功,一是可能失败,成功总是伴随着一串失败,是失败的累计。所以只要你去试,就不会输。”

“不要怕失败,关键在于行动。”博恩.崔西说, “从中国到美国的航班,飞机在99%的时间都会偏离预定的航道,但这些飞机大都会准时到达,就是因为他们会在行动过程中不断修正自己的错误,人生的旅程也是如此。”

先做最重要的事情


20多岁的时候,博恩.崔西看一本哲学书上有这样一句话,“人是一种善于排列优先顺序的动物。”博恩.崔西说,他当初看到这句话的时候差点从椅子上掉了下来,这句话也深刻地改变了他对成功的看法,人们对事情的先后顺序的处理会直接影响到他们的绩效。

“平庸的人往往把那些容易的事情放在最前面,而优秀的人则把那些最重要的、最能带来价值的事情放在前面。所以我们经常看到两个人可能同样忙碌,但因为对事情排列的顺序不同,所以达到的成就也就大不一样了,这就是事情的区别。”博恩.崔西说。

博恩.崔西认为,时间管理首要就是把时间花在投资报酬率最高的工作。而一旦开始做,就要专心致志,没有100%全部完成绝不停止。如果中间停下来好几次,然后又重新开始,会使完成工作的时间增加5倍之多,因为每次都要重新“暖身”。

“为企业解困的方法很简单,就是先找到那些能够盈利的项目,加大投入,同时关闭那些亏钱的项目,自然就能赚钱了。”博恩.崔西说,“一个人要想获得高绩效,就是先做那些重要而且能带来价值的事情,自然绩效就大大提高了。”

博恩.崔西每天都工作很忙,但他自己的家庭生活也照顾得很好。说起自己的经验时,他说,“生活就像踩钢丝绳,你必须每时每刻保持平衡,这确实不是一件容易的事情。家庭是绝对值得你投入时间的,永远不要以工作忙为借口而忽视了你妻子和子女的存在。”

“对于我来说,就是上班时间全身心投入,保持很高的绩效,这样我就能准时下班,下班之后就不会把工作带回家了。我在家看书的时候,只要我的妻子和子女走进来,我一定会放下书本,因为对于我来说,他们比书本更重要。”

刚结婚的时候,博恩.崔西就是这样训练自己的。30多年过去了,这已经成了一种习惯。

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